System Due Diligence
Współpraca z dostawcami
Artykuł 9 Rozporządzenia (UE) 2023/1115 (EUDR) określa informacje, jakie przedsiębiorcy muszą gromadzić, aby spełnić wymagania związane z procesem należytej staranności, tzw. due diligence. Część z nich znajduje się również w Załączniku II do rozporządzenia, który opisuje elementy oświadczenia składanego w elektronicznym systemie dostarczonym przez Komisję Europejską (EU TRACES). Złożenie takiego oświadczenia skutkuje nadaniem numerów referencyjnych EUDR, które mogą być wykorzystywane w dalszej części łańcucha dostaw jako dowód przeprowadzenia due diligence.
Oznacza to, że w przypadku importu produktów objętych zakresem Rozporządzenia EUDR na rynek UE importer musi dochować należytej staranności i złożyć oświadczenie o należytej staranności (oświadczenie due diligence) w systemie informacyjnym EUDR (EU TRACES). W takich przypadkach importer będzie musiał zebrać informacje dotyczące produktów, wymienione w art. 9 Rozporządzenia EUDR. Jeśli importowane produkty zawierają surowce, które zostały już wprowadzone na rynek UE, a zatem podlegają już poprzedniemu oświadczeniu o należytej staranności, importer powinien być w stanie odnieść się do takiego oświadczenia o należytej staranności wykorzystując wcześniej nadany numer referencyjny.
Aby ułatwić proces gromadzenia wymaganych danych, opracowaliśmy własny formularz gromadzenia danych EUDR, który przekazujemy naszym dostawcom. Formularz obejmuje wszystkie kluczowe informacje wymagane przez rozporządzenie i pozwala nam na przeprowadzenie rzetelnej oceny zgodności oraz przygotowanie stosownych oświadczeń due diligence w systemie EU TRACES. Na podstawie zebranych danych realizujemy pełny proces due diligence, minimalizując ryzyka związane z pochodzeniem surowców.
SYSTEM DUE DILIGENCE
Poniżej prezentujemy podsumowanie naszego Systemu Due Diligence EUDR, który pozwala nam upewnić się, że kupowane przez nas produkty są wolne od wylesiania i zostały wyprodukowane zgodnie z prawem kraju pochodzenia.
- Nasze podejście do zgodności
Wdrożyliśmy przejrzysty system weryfikacji dostawców i monitorowania zakupów, który pozwala nam potwierdzić zgodność z wymogami EUDR. Obejmuje on zarówno proces zbierania i analizowania danych o pochodzeniu materiałów, jak i procedury oceny ryzyka oraz mechanizmy ich ograniczania.
- Źródło i legalność pochodzenia
Każdy dostawca jest zobowiązany do przedstawienia dokumentów potwierdzających legalność pozyskania surowców, zgodność z przepisami kraju pochodzenia oraz brak powiązania z wylesianiem po 31 grudnia 2020 r. Informacje te są archiwizowane i mogą być przedmiotem kontroli odpowiednich organów.
- Standardy i certyfikacje
We primarily work with partners who have certificates and quality systems confirming responsible raw material management. In the case of wood and paper, we prefer suppliers with FSC or PEFC certificates, and for leather products, we require transparent information about the origin and processing methods.
- Identyfikowalność w łańcuchu dostaw
Dbamy o możliwość prześledzenia drogi surowców – od źródła ich pozyskania aż po gotowy produkt trafiający do nas. Weryfikujemy dane takie jak: gatunki drewna, kraj i region pochodzenia, a także zgodność z obowiązującym prawem i normami środowiskowymi.
- Oświadczenia
Dla każdej kategorii materiałów objętej rozporządzeniem sporządzamy oświadczenia due diligence i przekazujemy je w systemie EU TRACES. Uzupełniają je regularne raporty i zestawienia, które dokumentują nasze działania w obszarze odpowiedzialnych zakupó
- Współpraca z partnerami
Traktujemy due diligence nie tylko jako obowiązek regulacyjny, ale także jako element partnerstwa. Wspieramy naszych dostawców w spełnianiu wymogów EUDR, dzielimy się wiedzą i oczekujemy otwartej komunikacji w zakresie ryzyk i wyzwań.
- Nasze zobowiązania środowiskowe i społeczne
System due diligence obejmuje również analizę potencjalnych zagrożeń dla środowiska i lokalnych społeczności. Stawiamy na rozwiązania, które wspierają zrównoważony rozwój, ograniczają emisje oraz promują poszanowanie praw człowieka w całym łańcuchu dostaw.